各研究生培养单位：

现将2023年度研究生证、火车票优惠卡的办理以及老生火车票优惠卡充磁等具体事宜通知如下：

一、新生研究生证办理范围

全体2023级研究生

二、研究生证填写

1、研究生证一律使用黑色签字笔填写，确保字迹工整、清楚，个人信息务必完整，不能涂改；

2、照片要求1寸近期免冠登记照；

3、“假期火车票优待凭证”栏中“家庭地址”写明省市即可，例如：湖北襄阳；乘车区间可根据个人情况填写汉口、武昌、武汉（三选一）至家庭所在地火车站站名，例：“汉口站至襄阳东站”。研究生证上填写的家庭所在地火车站站名必须与《火车票优惠卡信息表》（附件1）中“购票区间（家庭）”一栏信息保持一致，否则无法享受火车票优惠。

4、研究生证办理完毕，研究生新生以班为单位到所在学院办理报到注册手续，加盖注册章后，研究生证方才有效。

三、火车票优惠卡

1、火车票优惠卡只针对假期需要乘火车回家的研究生。家住武汉市的研究生、定向就业的全日制研究生不予办理。

2、若父母不在同一地，由研究生择一如实填写；如到达站点与家庭所在地站点不一致的，需要出具能证明研究生或其监护人常年工作在目标站点所在地的就业证明、居住证等。

3、火车票优惠卡只在规定的寒暑假期间才能购买享受优惠，其它法定节假日不能享受优惠；

4、各学院以班级为单位组织研究生新生填写《火车票优惠卡信息表》（附件1）。请按范例标准填写，不要改表格格式，信息填写有误或格式不正确的EXCEL表格，系统将无法识别，请各学院务必仔细审核，避免多次返工。

5、站点请严格按标准火车站站名填写，（详细参见附件2：《火车站标准站名字典》）。

6、“乘车区间”请填写终点站名，不要填写中转站名。

7、“乘车区间”一经填写不得更改，否则视为无效乘车区间；

8、火车优惠卡内含学生学籍信息，与教育部学籍库匹配，如有不实填写“乘车区间”者，将取消当年乘车优惠资格。

9、请通知使用火车票优惠卡的研究生，每年在首次取票时（一般是寒假为首次）必须在取票机上进行身份认证，或者前往人工窗口认证，否则无法享受优惠。

10、使用过程中如有疑问，可扫描优惠卡上二维码，关注公众号，留言咨询。

四、办理时间及流程

新生研究生证办理：

1、9月25日下午—9月26日，各学院以班级为单位组织研究生新生填写研究生证(粘贴照片）、《火车票优惠卡信息表》（附件1），与研究生证一并交辅导员审核；辅导员审核无误后，在《火车优惠卡信息表》纸质版上签字盖章，将电子版（请勿改表格格式）发送至邮箱：1258290759@qq.com。

2、9月26日下午—9月28日全天，各学院按照写卡时间安排提前预约写卡时间段，并指派2-3名专人携带所有研究生新生学生证及《火车优惠卡学生信息表》电子版和签字盖章纸质版至研究生院402室办理写卡、加盖钢印。

老生研究生证补办及火车票优惠卡充磁：

1、研究生证及火车票优惠卡遗失或损坏者，需填写《研究生证（火车票优惠卡）补办申请表》（附件3），并缴纳补办工本费用后按流程办理；

2、每个月第一周的周三上午为集中补办研究生证和火车优惠卡充磁时段，逾期不予受理补办申请和充磁。

特别说明：为避免遗漏并提高工作效率，各学院请以学院为单位办理，研究生院不接受个人申请。

研究生工作部  研究生院

                                       2023年9月25日